Politique de confidentialité de la Ville du Grand Sudbury
Réviser le 19 juillet 2013
Déclaration concernant la protection de la vie privée
La Ville du Grand Sudbury (« VGS », « nous », « nos ») entend protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels des gens qui consultent son site web à l’adresse www.grandsudbury.ca (« site municipal »), y compris les sous-domaines du site municipal, par exemple monbus.grandsudbury.ca ou www.grandsudbury.ca/inscription. Dans le cadre de notre engagement, nous voulons que le lecteur soit pleinement au courant de nos pratiques de gestion de l’information, notamment le type de renseignements recueillis, de la façon dont ils sont utilisés et à qui ils sont divulgués.
Portée
La présente politique de confidentialité porte sur les pratiques de gestion de l’information de la VGS et non de ses sociétés, de ses conseils locaux ni des réseaux d’action communautaire.
Collecte et utilisation de renseignements personnels
Collecte directe de renseignements
Nous recueillons des renseignements auprès de vous à titre personnel ou professionnel. La VGS n’estime pas que des renseignements relatifs à une entreprise, à une association ou à un organisme sans but lucratif sont de nature personnelle.
Nous recueillons des renseignements auprès de vous pour fournir des services et des programmes municipaux et dans le but d’établir des règlements, conformément à la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, ainsi qu’à bien d’autres lois. Ces renseignements sont pour la plupart fournis de façon volontaire, par exemple lors de l’inscription aux programmes ou afin d’obtenir des services municipaux, ou dans le cadre d’un processus de consultation publique. Nous recueillons souvent des renseignements personnels aux fins suivantes.
Formulaires de consultation publique, de commentaires et d’évaluation
Nous demandons souvent au public de transmettre ses commentaires au moyen de formulaires à cette fin, sur le site municipal, ou de nous les faire parvenir par courriel ou par la poste, pour débattre de propositions ou changements aux démarches, projets, services ou activités réglementaires de la VGS (« projets municipaux »). Les informations recueillies peuvent comprendre des renseignements personnels (nom, coordonnées et opinion sur des projets municipaux). Ces renseignements servent aux processus décisionnels de la VGS, peuvent être présentés en public par le Conseil municipal ou l’un de ses comités et transmis à la population. Cependant, dans la mesure du possible, on éliminera bon nombre des renseignements dans de tels cas.
Emploi
Nous affichons souvent des postes à pourvoir au sein de la VGS sur son site web. Pour présenter sa candidature ou s’informer au sujet d’un poste, il faut parfois transmettre des renseignements personnels comme son nom, ses coordonnées et l’information liée à l’emploi, y compris un curriculum vitae, une lettre de présentation et un formulaire de demande. Ces renseignements permettent de traiter les demandes ainsi que d’y donner suite ou de répondre à vos questions.
Systèmes de paiement en ligne
La VGS offre des services de transaction en ligne qui permettent d’ainsi faire des paiements et/ou des achats. Par exemple, vous pouvez acheter des billets pour un concert ayant lieu dans un établissement municipal, payer une contravention de stationnement ou l’inscription à un programme des Services de loisirs. Pour ce faire, vous devez indiquer votre nom, vos coordonnées, les renseignements concernant la carte de crédit et souvent, un nom d’utilisateur et un mot de passe, ainsi que tout autre renseignement relié au paiement en question. Ces renseignements sont recueillis afin que la VGS puisse traiter la transaction.
Inscription ou participation aux programmes et services municipaux
Nous recueillons des renseignements pour votre inscription ou celle de membres de votre famille à des programmes et services de la VGS. Par exemple, vous pouvez ajouter votre nom au Registre des garderies ou inscrire votre enfant à un camp d’été de la municipalité. Pour vous inscrire à un programme ou à un service sur le site municipal, vous devez parfois indiquer votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre courriel, les noms de membres de votre famille, leur date de naissance, des renseignements à leur sujet et concernant votre carte de crédit ainsi que toute autre information nécessaire pour s’inscrire à un programme ou à un service. Ces renseignements sont recueillis afin de vous inscrire, vous ou des membres de votre famille, à un programme ou à un service municipal.
Coordonnées de représentants élus, de représentants municipaux ou de membres du personnel municipal
La VGS indique parfois les coordonnées d’une personne avec qui vous pouvez communiquer par courriel ou par téléphone. Cette personne peut alors recueillir des renseignements personnels à votre sujet, notamment votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre courriel et l’objet de votre demande, de votre plainte ou de vos préoccupations. Elle le fait afin d’y donner suite et elle peut vous diriger vers un autre membre du personnel, un représentant ou un représentant élu de la municipalité pouvant s’y pencher.
La VGS recueille parfois des renseignements personnels pour d’autres raisons. Dans de tels cas, nous nous engageons à expliquer quels renseignements le sont et dans quel but, à indiquer l’autorité invoquée à cette fin et à préciser avec qui l’on doit communiquer si l’on a des questions sur la collecte de tels renseignements.
Collecte indirecte de renseignements, témoins et Web analytique
Lorsque vous consultez le site de la Ville du Grand Sudbury (VGS), il se peut que nous recueillions automatiquement des renseignements récapitulatifs concernant votre utilisation du site en question, au moyen d’un outil nommé « témoin ». Il s’agit d’un fichier généré par le serveur municipal, puis envoyé à votre ordinateur où il est stocké. Il comprend des renseignements sur votre session de navigation sur le site. Cela sert à se rappeler vos paramètres et préférences au fil de votre navigation sur le site et dans les liens suggérés afin d’afficher les informations voulues ou d’effectuer des transactions de façon efficace. Par exemple, les témoins comprennent parfois des renseignements sur la taille préférée de la police afin de se souvenir de ce paramètre sélectionné et de l’afficher lors des prochaines visites sur le site. En outre, les témoins comprennent parfois des renseignements sur les programmes et services municipaux auxquels vous vous inscrivez ou sur les articles que vous payez, comme dans un panier d’achat, afin que le site puisse traiter l’inscription ou le paiement.
La VGS emploie divers types de témoins.
Témoins temporaires : Cela signifie que les renseignements enregistrés dans le témoin sont transmis à la VGS seulement si votre navigateur demeure ouvert (« session »). Ce type de témoins sert par exemple à s’inscrire à un programme dans l’exemple ci-dessus. Les témoins temporaires sont effacés dès qu’on ferme le navigateur ou à la fin d’une visite.
Témoins permanents : Ces témoins sont stockés dans votre ordinateur et lus par le serveur de la VGS à chaque visite sur son site. On les utilise dans l’exemple ci-dessus concernant la taille préférée de la police. Ils servent à garder en mémoire des données, des paramètres ou des préférences propres à l’utilisateur, simplifiant ainsi les prochaines visites sur le site et le rendant plus utile.
Stockage web local : Il s’agit d’un outil semblable à un témoin permanent, mais dans certains cas précis, qui crée des avantages sur le plan de la performance et rehausse le soutien pour les appareils mobiles. Par exemple, le service beta.monbus.grandsudbury.ca utilise cette fonctionnalité afin de stocker une liste d’arrêts des transports en commun que l’utilisateur a identifiés comme étant ses préférés afin d’y avoir facilement accès lors de sa prochaine visite sur le site.
Le site et les services de la VGS comprennent une autre fonctionnalité par l’entremise de l’utilisation des services de tiers qui fait également appel à des témoins temporaires et permanents. En voici des exemples.
Témoins pour offrir des services de médias sociaux : Le site de la VGS fait appel à bien des médias sociaux comme Facebook et AddThis qui utilisent tous des témoins. On trouve ci-dessous des liens vers les politiques relatives aux témoins des médias sociaux utilisés par la VGS (le cas échéant).
- Comment Facebook utilise-t-il les témoins?
- Pratiques de confidentialité et de traitement des données de AddThis
- Politique de confidentialité de Twitter
- Centre d’aide YouTube de Google
Témoins d’analytique Web : La VGS se sert de logiciels d’analytique Web qui enregistrent les visites sur le site, y compris les adresses de protocole Internet (adresse IP). Ces renseignements sont recueillis conformément au par. 10 (1) de la Loi de 2001 sur les municipalités à des fins de conception du site pour qu’il réponde adéquatement aux besoins des visiteurs, notamment pour analyser les tendances, gérer le site et réunir des données démographiques générales de façon regroupée. Les adresses IP ne sont pas jumelées à d’autres renseignements identificatoires personnels.
L’un des logiciels d’analytique est fourni par Google Inc. Pour plus de renseignements, veuillez consulter l’aperçu de sa politique de confidentialité concernant l’utilisation limitée de l’adresse IP des visiteurs ainsi que les dispositions sur la protection de la vie privée.
De temps à autre, nous publions des données démographiques regroupées sous forme de rapports et de statistiques, mais ces renseignements ne sont liés à aucune autre information pouvant permettre d’identifier une personne.
Vous pouvez régler votre navigateur afin qu’il refuse les témoins, mais cela peut avoir une incidence sur la consultation de sections du site municipal ou l’utilisation de certaines de ses applications. La VGS ne combine pas les données recueillies par ses serveurs et d’autres renseignements identificatoires.
Communication par suite de la collecte de renseignements
Vous ne recevrez pas d’appels téléphoniques, de correspondance ni de courriels de la VGS par suite de votre visite sur le site municipal, à moins d’avoir indiqué vouloir que l’on communique avec vous.
Divulgation de vos renseignements
Vos renseignements personnels seront transmis au personnel municipal, aux représentants municipaux et à ceux élus uniquement si cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Par exemple, le greffier municipal peut acheminer votre demande sur une audience en matière d’aménagement au Service de planification pour qu’on y donne suite.
La VGS ne divulguera pas vos renseignements à un tiers, sauf si la Politique de confidentialité le permet ou si cela est conforme à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée, L.R.O. 1990, chap. M.56, ou à toute autre loi applicable.
Divulgation à des fournisseurs de services
Il se peut que des renseignements personnels soient communiqués à des tiers dont la VGS a retenu les services. Ainsi, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour traiter le paiement des droits d’inscription aux programmes des Services de loisirs. Nous leur transmettons les renseignements dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions.
Divulgation de renseignements pour des raisons juridiques ou aux fins de l’exécution de la loi
La VGS peut divulguer des renseignements personnels par suite d’un mandat de perquisition, d’un ordre, d’une enquête judiciaire ou pour donner suite à une enquête d’un organisme d’exécution de la loi. Elle peut également communiquer des renseignements afin de présenter une revendication juridique, s’en défendre, donner suite à une plainte ou à ce que la loi permet par ailleurs.
Accès à vos renseignements
Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements dont nous avons la garde ou le contrôle et d’y corriger toute inexactitude, sous réserve de certaines exceptions. Pour en faire part à la VGS, veuillez communiquer avec le Bureau du greffier municipal au greffier@grandsudbury.ca.
Conservation des informations
La VGS conservera les renseignements conformément au Règlement municipal sur la conservation des dossiers et à toute politique qui en découle.
Sécurité des renseignements
La VGS conserve vos renseignements dans un système de stockage des données sécuritaire afin d’empêcher qu’on y ait accès, qu’on les utilise ou qu’on les divulgue de façon non autorisée. Puisqu’il est impossible d’assurer le caractère sécuritaire de l’échange de renseignements en ligne, la VGS ne peut garantir ou faire valoir que les renseignements personnels seront protégés contre toute perte, un mauvais usage, une utilisation non autorisée ou leur modification. En outre, elle n’assume aucune responsabilité concernant les renseignements fournis, ni en ce qui a trait à leur emploi, à leur mauvais usage ou à leur utilisation non autorisée par vous ou un tiers.
Liens vers d’autres sites
Le site municipal comporte des liens vers d’autres sites ne relevant pas de la VGS et sur lesquels elle n’exerce aucun contrôle. Ils sont indiqués par courtoisie, la VGS n’assumant aucune responsabilité et ne pouvant être tenue responsable de l’usage de ses sites, du contenu ou de la collecte de renseignements, de leur utilisation, de leur divulgation ou de leur gestion par des tiers, le cas échéant. On prendra connaissance de la Politique de confidentialité du site en question pour savoir si l’on veut le consulter.
Questions sur la présente politique et coordonnées
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la Politique de confidentialité, veuillez communiquer avec le Bureau du greffier municipal à l’adresse greffier@grandsudbury.ca ou en composant le 705 674-4455, p. 4209 ou 4226.
Modifications à la présente politique
La VGS se réserve le droit de modifier périodiquement la Déclaration concernant la protection de la vie privée. Elle l’affichera alors, de même que la dernière version de la Politique de confidentialité.