Gouvernement ouvert
Le Conseil municipal de la Ville du Grand Sudbury a adopté à l’unanimité un modèle de gouvernement ouvert qui se fonde sur ces principes : information ouverte, données ouvertes, dialogue ouvert et portes ouvertes. Le gouvernement ouvert est un mouvement appuyé par les gouvernements aux paliers international, fédéral et provincial en vue d’atteindre un degré de responsabilisation et de transparence plus élevé et plus complet.
Les thèmes du gouvernement ouvert sont les suivants :
- Dialogue ouvert : travailler et communiquer avec le public et faire participer les citoyens à la prise de décisions;
- Information ouverte : assurer l’accessibilité et la diffusion proactive de l’information;
- Données ouvertes : rendre les données accessibles en tant qu’outil ou ressource à la disposition du public;
- Portes ouvertes : exécuter des mesures ou des plans pour assurer la responsabilisation et la surveillance des actions gouvernementales.
Le texte intégral du rapport sur le gouvernement ouvert présenté au Conseil municipal du Grand Sudbury est accessible ici. (En anglais seulement, conformément à la Politique sur les services en français de la Ville du Grand Sudbury.)
Ce qui suit est un résumé des activités et des prochaines étapes prévues pour développer les thèmes du gouvernement ouvert dans le Grand Sudbury.
Dialogue ouvert
Le dialogue ouvert consiste en des consultations formelles et informelles qui assurent la participation citoyenne aux débats publics et aux prises de décisions sur la conception et la prestation des programmes, des services et des politiques de la municipalité.
La Ville utilise déjà ces processus de participation communautaires :
Séances de consultation communautaire
Journées portes ouvertes
Réunions publiques
Sondages
Réseaux d’action communautaire, et
Contact direct avec les membres du conseil municipal et le Bureau du maire.
Un règlement municipal sur les avis publics adopté par le Conseil municipal affirme que les citoyens ont le droit démocratique d’être avisés de l’endroit et de l’heure des séances de discussion sur des sujets d’intérêt municipal. Il prévoit aussi des occasions de participation publique aux processus décisionnels.
Prochaines étapes :
À l’été de 2014, le personnel municipal a mené un examen des processus de participation communautaire aux affaires municipales. Cet examen comprenait notamment un sondage sur la participation communautaire auquel près de 1 000 personnes ont répondu, ainsi que des assemblées publiques.
Les résultats du sondage sur la participation communautaire et les comptes rendus des assemblées publiques ont été présentés au Conseil municipal du Grand Sudbury en août 2014. (Document disponible en anglais seulement, conformément à la Politique sur les services en français de la Ville du Grand Sudbury.)
La Ville tient compte des résultats du sondage et des comptes rendus des assemblées publiques pour améliorer les outils et les processus qui favorisent une participation citoyenne plus stratégique et active au gouvernement municipal. Par exemple, on a cerné le besoin de mieux expliquer les processus, les échéanciers et les résultats des occasions de participation, donc on y fera suite en développant une trousse pour le dialogue ouvert qui servira tant aux citoyens qu’au personnel municipal.
Information ouverte
L’information ouverte répond à la volonté de fournir de façon proactive et en temps opportun des informations accessibles, transparentes et pertinentes.
Le département des Communications corporatives de la Ville travaille de concert avec les autres services municipaux pour préparer et présenter des programmes, des activités et des services de communication qui informent les intervenants et qui encouragent leur participation.
Ces communications comprennent notamment la liaison avec les médias, l’affichage d’informations sur le site Web et l’intranet de la Ville, l’interaction avec le public via Facebook et Twitter, les réunions publiques, les journées portes ouvertes, les sondages, la rédaction de messages, de présentations et de discours et la production d’affiches, de dépliants, de publications, de publipostage et d’annonces payées.
Le département des Communications corporatives administre la Politique sur les services en français de la Ville du Grand Sudbury, qui assure aux citoyens l’accès aux services municipaux dans la langue de leur choix. Ce département travaille aussi avec les autres services municipaux pour assurer la disponibilité des informations publiques aux citoyens ayant une incapacité, conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Si possible, les réunions publiques du Conseil municipal du Grand Sudbury et des comités du Conseil sont diffusées en direct sur le site Web de la Ville et on peut ensuite les visionner en archive. Les journalistes utilisent régulièrement le réseau wi-fi de la place Tom Davies pour rapporter ce qui se passe aux réunions en direct sur Twitter.
Pour qu’on puisse en prendre connaissance bien avant une réunion publique, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions du Conseil et des comités sont disponibles en ligne et au bureau de la greffière municipale sept jours avant la date d’une réunion. L’ordre du jour des réunions du comité de planification est affiché dix jours avant la date d’une réunion. Les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions antérieures sont affichés dans le site Web également.
La transparence des débats et des décisions du Conseil est assurée par le règlement municipal 2011-235 sur les procédures de la Ville du Grand Sudbury, qui établit les règles et les procédures des réunions du Conseil et des comités municipaux. Les principes fondamentaux de ces règles sont les suivants :
- discuter d’une seule question à la fois;
- promouvoir la courtoisie, la justice, l’impartialité et l’équité; et
- bien que la majorité l’emporte, les droits des individus, des minorités et des membres absents sont protégés.
Prochaines étapes :
La Ville du Grand Sudbury continue de progresser vers la norme de l’ouverture en tant qu’option présupposée, ce qui signifie qu’au lieu de se demander « pourquoi devrions-nous diffuser cette information? », le personnel municipal devrait plutôt se demander « y a-t-il des raisons qui nous empêchent de diffuser cette information? ».
Le Conseil municipal du Grand Sudbury a voter d’afficher les contrats et les lettres d’offre d’emploi des cadres supérieurs de la municipalité sur le site Web de la Ville. Un résumé à jour des frais de déplacement de tous les membres du personnel municipal sera aussi affiché sur le site Web, conformément à une directive du Conseil.
Données ouvertes
Les données ouvertes sont des données structurées et lisibles par machine qu’on peut transmettre, utiliser et compiler sans frais ni restrictions. Les communautés qui ont une politique de données ouvertes favorisent l’accès public à la technologie.
La Ville du Grand Sudbury a lancé son portail de données ouvertes en juillet 2015 en y affichant 20 ensembles de données municipales. Les concepteurs de logiciels ont le droit d’utiliser les ensembles de données ouvertes de la Ville afin de créer pour les ordinateurs ou les appareils mobiles des applications libres de droits d’auteur, de brevet ou de tout autre mécanisme de contrôle.
Le portail de données ouvertes a été créé avec l’aide d’ArcGIS Online, qui donne aux citoyens la possibilité de rechercher, de visionner et de traiter les données sous divers formats, notamment dans des tableurs (CSV), des cartes (shapefile ou KML) ou par accès API.
La Bibliothèque publique du Grand Sudbury est un partenaire clé pour assurer l’accès à l’information et à la technologie grâce à ses programmes de soutien à la littératie familiale, à ses collections numériques, à ses ordinateurs publics et au Makerspace.
Prochaines étapes :
Le personnel continuera de publier régulièrement des ensembles de données et les citoyens peuvent aussi suggérer des ensembles de données à diffuser en tant que données ouvertes. De nouvelles applications mises au point par des citoyens individuels pourront aussi être affichées dans le portail.
Portes ouvertes
« Portes ouvertes » signifie que les personnes élues ou nommées et le personnel municipal ont la responsabilité d’assurer des processus décisionnels ouverts, pondérés et menés en temps opportun et de prévoir des mécanismes pour s’occuper de problèmes ou de barrières systémiques, le cas échéant.
La Loi de 2001 sur les municipalités est la principale loi qui régit la création, l’administration et le gouvernement des municipalités en Ontario. Cette loi stipule que le rôle du Conseil municipal est d’assurer la responsabilisation et la transparence des opérations de la municipalité, y compris les activités du personnel-cadre, et de maintenir l’intégrité financière de la municipalité.
La Loi de 2001 sur les municipalités oblige toutes les municipalités à adopter et à appliquer des politiques qui indiquent comment les municipalités veilleront à assurer leur responsabilisation et leur transparence envers le public et qui confèrent l’autorité législative et administrative au Conseil municipal.
Le règlement municipal 2007-299 de la Ville du Grand Sudbury, qui est une politique sur la responsabilisation et la transparence et une politique sur la délégation des pouvoirs et des responsabilités, a été adopté par le Conseil le 12 décembre 2008. Cette politique stipule notamment que la Ville du Grand Sudbury doit traiter des affaires au sein de la municipalité de façon ouverte, transparente et responsable envers le public. À ce sujet, elle indique spécifiquement les questions liées aux finances et à la gouvernance interne, ainsi qu’à la participation publique et à la diffusion des informations.
La Charte de la Ville du Grand Sudbury, adoptée à l’unanimité par le Conseil municipal du Grand Sudbury en janvier 2015, affirme que le Conseil s’engage à agir avec transparence, ouverture, responsabilisation et dévouement envers les citoyens, à respecter un code déontologique et à se conformer à toutes les politiques municipales.
La responsabilisation et la transparence financières des élus sont aussi assurées par le règlement municipal sur la rémunération, la politique du conseil sur les dépenses et le fonds de l’Initiative Communautés en santé et les rapports de dépenses trimestriels.
Le Bureau du vérificateur général de la Ville du Grand Sudbury relève directement du Conseil municipal du Grand Sudbury. Il a la responsabilité d’aider le Conseil et l’administration municipale à rendre des comptes sur la qualité de sa gestion des fonds publics et le rapport qualité-prix des opérations municipales.
Le règlement municipal 2014-01 sur l’approvisionnement et la modification 2014-158 de ce règlement sont un fondement important de la responsabilisation et de la transparence des questions financières. Le règlement sur l’approvisionnement a subi une révision en profondeur afin de renforcer les contrôles internes, le suivi des engagements et la gestion des contrats.
Aux termes de la Loi de 2001 sur les municipalités de l’Ontario, chaque municipalité doit nommer un enquêteur sur les réunions à huis clos. Les citoyens peuvent déposer une plainte s’il y a raison de croire que le Conseil municipal a tenu incorrectement une réunion à huis clos. Dans la Ville du Grand Sudbury, le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario agit comme enquêteur sur les réunions à huis clos du Conseil municipal et de la plupart des conseils d’administration et des comités municipaux.
La Loi sur les conflits d’intérêts municipaux stipule que les membres du Conseil ayant possiblement des intérêts financiers ou personnels directs ou indirects liés à une question traitée par le Conseil doivent déclarer un conflit d’intérêts et se retirer des discussions et de tout vote subséquent sur cette question.
Processus de gestion du règlement des plaintes
Le Conseil municipal de la Ville du Grand Sudbury a mis sur pied et approuvé un processus pour la réception, le suivi et le règlement de plaintes portant sur des actes répréhensibles potentiels ou constatés ou sur des problèmes de service non résolus dans notre gouvernement municipal local.
La Ville a actuellement des systèmes en place pour la réception des demandes de service et le traitement des plaintes par l’entremise de son centre d’appels 3-1-1. Un processus formel de règlement des plaintes permettra aux citoyens de transmettre leurs préoccupations aux échelons supérieurs lorsqu’ils considèrent que leur plainte n’a pas été traitée adéquatement par les voies habituelles.
Le processus de gestion du règlement des plaintes affirme l’engagement du Conseil municipal envers sa politique « Portes ouvertes », qui assure que des mesures ou des plans sont en place pour la responsabilisation et la surveillance des actions gouvernementales.