Déclaration de la Ville du Grand Sudbury concernant des violations de la vie privée

La Ville du Grand Sudbury s’est dénoncée auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario pour deux violations de la vie privée liées à la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). Ces violations ont eu lieu lorsque deux sommaires de demandes d’accès à l’information, qui contenaient des renseignements personnels, ont été publiés dans le site Web de la Ville du Grand Sudbury.

« Nous regrettons vivement ces violations, a souligné Caroline Hallsworth, greffière municipale de la Ville du Grand Sudbury. Nous prenons au sérieux notre responsabilité de protéger les renseignements en notre possession et, dès que nous avons cerné ces violations, nous avons agi en vue de les limiter, de les signaler aux personnes concernées, de faire enquête et de remédier aux situations. Nous présentons nos plus sincères excuses aux personnes touchées par ces violations et nous nous engageons à rétablir la confiance que vous avez en nous. »

La LAIMPVP donne aux citoyens le droit d’avoir accès aux renseignements en la possession de la Ville, mais prévoit des exemptions qui empêchent la Ville de divulguer certains types de renseignements. Plus précisément, toute personne a droit à la protection de ses renseignements personnels et à l’accès de ses renseignements personnels. Dans le cadre de son engagement envers un gouvernement ouvert, la Ville publie dans son site Web toutes les semaines, depuis 2015, des sommaires des demandes d’accès à l’information desquels elle supprime tous les renseignements personnels conformément à la loi.

Dans la première violation de la vie privée, le sommaire des demande d’accès à l’information contenait le nom et la date de naissance d’un particulier ayant été identifié comme étant un client du programme Ontario au travail.

Une enquête plus poussée a révélé une deuxième violation de la vie privée dans un deuxième sommaire. Dans ce cas, un sommaire de 86 demandes d’accès à l’information contenait des renseignements personnels. Les renseignements personnels publiés dans le sommaire comprenaient dans certains cas l’identité des demandeurs, la nature précise de chaque demande, ainsi que les noms, les dates de naissance et d’autres renseignements d’identification.

Dès que la Ville a découvert les violations de la vie privée le 5 décembre 2016, elle a immédiatement retiré les deux documents de son site Web. Une version définitive de la liste de suivi des demandes d’accès à l’information de 2016 et le document de 2017 seront publiés dans le site Web une fois que les mesures correctives recommandées auront été prises, à la fin de janvier. Conformément au protocole de la Ville pour communiquer avec les personnes touchées par une violation de la vie privée, une équipe de quatre employés non syndiqués ont établi un premier contact avec les personnes dont les renseignements personnels ont été publiés et pour lesquelles nous avons trouvé des coordonnées.

Nous avons mené une enquête exhaustive sur ces violations et nous avons établi que ces violations étaient attribuables à une erreur humaine. Deux employés ont fait l’objet de mesures disciplinaires en conformité avec les politiques de la Ville et un troisième employé a quitté l’organisme.

De plus, nous apportons actuellement cinq changements au processus par suite de l’enquête :

1. Nous publierons un sommaire des demandes d’accès à l’information dans le site Web de la Ville une fois tous les mois, plutôt que toutes les semaines, afin de nous donner plus de temps pour revoir les données avant leur publication.

2. Nous avons remanié la liste de suivi des demandes d’accès à l’information afin que les employés puissent séparer avec une plus grande facilité les données pouvant être publiées et les renseignements personnels qui ne peuvent pas être publiés.

3. Nous élaborerons un glossaire de descriptions standards pour les différents types de demandes d’accès à l’information en vue d’éliminer tout renseignement personnel de toute publication de ce qui est demandé.

4. Nous attribuerons une responsabilité formelle pour la production, la vérification et l’autorisation de la publication afin de garantir une vérification en trois étapes des renseignements à publier afin que ceux-ci satisfassent toutes les exigences législatives.

5. Nous réviserons la formation existante et procurerons une formation additionnelle aux employés qui appuient le processus d’accès à l’information.

Caroline Hallsworth et Ed Archer, administrateur en chef, seront disponibles pour une entrevue avec les médias cet après-midi et demain matin. Veuillez communiquer avec Shannon Dowling pour prendre rendez-vous.

Vous trouverez ci-jointe la lettre que la Ville a acheminée au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée.