Ligne directe – actes répréhensibles
« Ligne directe – actes répréhensibles » est un service confidentiel et anonyme géré par le Bureau du vérificateur général, qui rend compte au Conseil plutôt qu'au personnel de la Ville. Toute personne peut utiliser ce service, y compris les citoyens, les employés municipaux et les entrepreneurs au service de la municipalité, sept jours sur sept et 24 heures par jour, pour signaler un soupçon ou une preuve d’acte répréhensible, qui se définit comme toute activité qui peut être considérée comme illégale, malhonnête, gaspilleuse, ou sciemment contraire à une politique municipale. Le personnel et les entrepreneurs au service de la Ville du Grand Sudbury peuvent utiliser cette ligne directe sans crainte de représailles en vertu de la politique sur la dénonciation d’actes répréhensibles qui figure dans le Manuel des employés municipaux.
Composez le numéro 705-688-7588 et laissez un message avec votre plainte, qui sera examinée dans les 24 heures par le personnel du Bureau du vérificateur général.
Soumettez un formulaire en ligne sécurisé au www.plaintessudbury.ca
Où devrais-je déposer ma plainte?
Les résidents ayant besoin d’assistance, qui ont des questions générales ou des plaintes à formuler au sujet des services municipaux tels que la collecte des déchets, le déneigement et les services des règlements municipaux ou d’autres programmes ne doivent pas communiquer avec la Ligne directe pour régler leur plainte. On doit transmettre les préoccupations au sujet des services et des programmes municipaux au centre d’appels 311 de la municipalité.
Les membres du personnel ne doivent pas communiquer avec la Ligne directe pour signaler des questions relatives au milieu de travail, à moins qu’elles ne soient toujours pas réglées après avoir été portées à l’attention de leur superviseur immédiat.
On doit uniquement communiquer avec la Ligne directe pour signaler des allégations d’actes répréhensibles, soit tout type d’activité pouvant être jugée illégale, malhonnête, source de gaspillage ou contrevenant délibérément à la politique de la municipalité. Plusieurs définitions d’actes répréhensibles sont indiquées ci-dessous.
Qu’est-ce que le vol?
Le vol est le fait de prendre ce qui appartient à une autre personne sans la permission ou le consentement de la personne dans l’intention de le soustraire à son propriétaire légitime. Dans ce contexte, le mot « personne » peut signifier la Ville du Grand Sudbury. Le vol peut comprendre, sans s’y limiter :
- l’appropriation illicite, le détournement ou le vol de fonds, de fournitures ou de tout autre bien de la municipalité;
- l’utilisation inappropriée du temps de service ou des installations de la municipalité.
Qu’est-ce que la fraude?
La fraude est un acte trompeur répréhensible ou criminel qui entraîne ou qui pourrait entraîner un gain financier ou personnel. La fraude peut comprendre, sans s’y limiter :
- la falsification;
- l’irrégularité du traitement ou de la déclaration de transactions financières;
- l’utilisation non autorisée ou abusive de la propriété, de l’équipement, des matériaux ou des documents de la municipalité;
- l’utilisation abusive de matériel informatique et de logiciels qui appartiennent la municipalité;
- demander le remboursement de dépenses qui n’ont pas servi uniquement aux intérêts de la municipalité;
- demande illégitime de prestations.
Qu’est-ce que le gaspillage?
Le gaspillage se définit comme l’utilisation inefficace de ressources municipales et s’applique à une opération, un processus ou une activité de tout genre où les ressources municipales sont utilisées sans égard à l’optimisation des ressources et/ou à la possibilité d’épargner de l’argent.
Qu’est-ce que le comportement abusif?
Le comportement abusif est un comportement négligent ou inapproprié par comparaison à ce qu’une personne prudente considérerait comme raisonnable et nécessaire, compte tenu des faits et des circonstances d’une pratique commerciale. Le comportement abusif peut aussi être l’abus de l’autorité ou d’un poste pour servir les propres intérêts d’une personne ou les intérêts d’un membre de sa famille ou d’un associé. Le comportement abusif peut comprendre, sans s’y limiter :
- les conflits d’intérêts;
- demander ou recevoir un objet de valeur d’un vendeur, de consultants ou d’entrepreneurs qui font affaire avec la municipalité;
- les pots-de-vin;
- le népotisme;
- l’accès non autorisé ou l’utilisation abusive d’informations privilégiées ou de renseignements personnels;
- la conduite inappropriée d’un employé.
Qui peut être visé par une enquête?
Une plainte peut viser les employés ou le personnel cadre de la Ville du Grand Sudbury, les entrepreneurs au service de la Ville et le personnel de bureau politique.
La Ligne directe pour la dénonciation d’actes répréhensibles ne doit pas être utilisée pour porter plainte contre le maire ou les membres du conseil. Il faut plutôt déposer ce type de plaintes auprès du Commissaire à l’intégrité de la ville.
Non inclus dans le processus de règlement de plaintes sont les organismes, les conseils d’administration et les sociétés en pleine propriété de la Ville du Grand Sudbury, y compris le Conseil de la Bibliothèque publique du Grand Sudbury, la Commission des services policiers du Grand Sudbury, le Conseil du secteur d’aménagement commercial du centre-ville de Sudbury, le Conseil du secteur d’aménagement commercial du Moulin à fleur, le Service de santé publique de Sudbury et du district, Services publics du Grand Sudbury, la Société de développement du Grand Sudbury, la Société de logement du Grand Sudbury et la Société de développement communautaire de l’aéroport du Grand Sudbury. Veuillez communiquer directement avec ces organismes si vous avez une plainte qui les concerne.
Quels sont les enjeux liés au milieu de travail?
Parmi les enjeux liés au milieu de travail, mentionnons les motifs de préoccupation qui ont été exprimés au sujet d’un membre du personnel, mais qui n’ont pas été réglés par son superviseur ou son chef immédiat. Les plaintes au sujet des membres du personnel qui n’ont pas été réglées de manière satisfaisante pour le plaignant sont acheminées aux cadres supérieurs ou au personnel des Ressources humaines aux fins de résolution, ou elles sont incluses dans un grief officiel.
Les membres du personnel municipal ne doivent pas communiquer avec la Ligne directe pour aborder des questions relatives au milieu de travail, à moins qu’elles demeurent non réglées après avoir été portées à l’attention de leur superviseur immédiat ou soulevées par l’entremise de l’un des mécanismes internes de signalement portant sur les questions concernant la santé et la sécurité ou la prévention de la violence, du harcèlement ou de la discrimination au travail.
Comment mon identité est-elle protégée lorsque je soumets une plainte?
« Ligne directe – actes répréhensibles » est gérée indépendamment par une tierce partie. Dans la Ville du Grand Sudbury, des contrats de deux ans ont été accordés à Baytek Systems Consulting International et à On Call Centre d’Ottawa pour l’exploitation et l’entretien des services de ligne directe téléphonique et informatique.
On peut utiliser un formulaire en ligne sécurisé pour soumettre et faire étudier une plainte anonymement. Selon la nature de la plainte, la personne qui la soumet pourrait devoir consentir à révéler son identité pour que la plainte soit étudiée à fond et qu’une enquête ait lieu. La personne qui porte plainte décide si elle désire fournir ses renseignements personnels afin de permettre aux personnes qui étudieront la plainte d’examiner directement le problème soulevé.
Qui mène les enquêtes?
Les allégations de violations illégales, malhonnêtes, sources de gaspillage ou contrevenant délibérément aux politiques de la municipalité seront acheminées aux personnes suivantes qui mèneront une enquête. Toutes ces personnes sont liées par les dispositions de confidentialité de leur emploi.
- Le Bureau du vérificateur général mène les enquêtes concernant les entrepreneurs de la municipalité, en concertation avec l’administrateur en chef.
- Le directeur des Ressources humaines et du Développement organisationnel coordonne les enquêtes concernant le personnel municipal, en consultation avec le directeur général des Services organisationnels.
- L’administrateur en chef coordonne les enquêtes concernant le directeur des Ressources humaines et du Développement organisationnel, en concertation avec le Bureau du vérificateur général.
- Le Bureau du vérificateur général mène les enquêtes concernant le Bureau de l’administrateur en chef, en concertation avec le Bureau du maire.
- Le Bureau de l’administrateur en chef coordonne les enquêtes concernant le maire et le personnel politique, en concertation avec le greffier municipal.
- Le directeur des Ressources humaines et du Développement organisationnel coordonne les enquêtes concernant le Bureau du vérificateur général, en concertation avec le Comité de vérification du Conseil municipal du Grand Sudbury.
Toute personne qui croit que sa plainte demeure non réglée après la conclusion d’un processus local de règlement des plaintes a le droit de communiquer avec le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario pour qu’une enquête plus poussée ait lieu. À noter que ce bureau ne reçoit pas les plaintes devant faire l’objet d’une enquête jusqu’à ce que celle à l’échelle municipale soit terminée. Le site web du Bureau indique ce qui suit : « L’Ombudsman recommande des solutions pour régler les problèmes de mauvaise administration. Il ne peut annuler des décisions des municipalités, des conseils scolaires ou des universités. »
Comment les enquêtes sont-elles menées?
Les plaintes doivent porter sur un incident précis. Veuillez indiquer « qui, quoi, quand et où » dans votre rapport. Des renseignements suffisamment précis et détaillés (dont les noms des personnes impliquées, l’heure et la date de l’incident ainsi que l’endroit où il s’est déroulé) aideront à mener l’enquête.
Les plaintes sont examinées pour en vérifier l’exactitude et déterminer si elles sont suffisamment raisonnables et valides pour justifier une enquête plus poussée. Au besoin, les renseignements seront transmis à un organisme chargé de l’exécution de la loi ou à d’autres autorités législatives externes.
Un numéro d’identification et un mot de passe sont assignés à chaque plainte formulée pour que vous puissiez en suivre l’évolution et savoir quelles mesures ont été prises, et ce, de façon entièrement anonyme. Il se peut que l’on vous pose des questions concernant votre plainte, par l’entremise d’un formulaire sécurisé sur un site web. Vous pouvez aussi fournir des renseignements additionnels au moyen du formulaire sur le site web.
Si vous préférez parler à quelqu’un pour déposer votre plainte, vous pouvez communiquer avec la Ligne directe au 705-688-7588. Le préposé vous demandera le numéro d’identification et le mot de passe afin de faire le point verbalement sur le contenu du formulaire du site web. Cette personne ne vous demandera pas de renseignements personnels identificatoires.
Si vous préférez que l’on vous avise des dernières nouvelles concernant votre dossier, vous pouvez vous inscrire aux notifications par courriel. On vous informera ainsi qu’il est possible de prendre connaissance de nouvelles récentes ou de questions dans votre formulaire sécurisé sur le site web. Si votre nom figure dans votre adresse courriel, vous pouvez aussi choisir de créer un compte de courriel non identificatoire.
Un plaignant peut soumettre son nom et ses coordonnées personnelles s’il souhaite que le membre du personnel menant l’enquête communique avec lui. Dans certains cas, il se peut qu’il soit impossible de poursuivre l’enquête sans demander au plaignant s’il consent à fournir son nom à l’enquêteur.
Les plaintes faisant l’objet d’une enquête font l’objet d’un examen approprié, objectif et impartial, quel que soit le poste, le titre d’emploi ou les états de service à la municipalité de la personne faisant l’objet d’une accusation d’actes répréhensibles. Cependant, si l’on juge qu’elles sont frivoles, vexatoires ou récurrentes, les plaintes peuvent être rejetées de façon expéditive.
Toute personne qui croit que sa plainte demeure non réglée après la conclusion d’un processus local de règlement des plaintes a le droit de communiquer avec le Bureau du vérificateur général de la Ville du Grand Sudbury au 705-674-4455, poste 4402 ou par courriel, à verificateur.general@grandsudbury.ca.
Les plaignants peuvent aussi communiquer avec le Bureau de l’Ombudsman de l’Ontario pour demander une enquête plus poussée s’ils sont insatisfaits de la conclusion de l’enquête sur leur plainte.
Veuillez noter que l’Ombudsman de l’Ontario n’accepte pas les plaintes pour enquête jusqu’à ce que l’enquête municipale soit terminée. Son site web indique ce qui suit : « L’Ombudsman recommande des solutions pour régler les problèmes de mauvaise administration. Il ne peut annuler des décisions des municipalités, des conseils scolaires ou des universités. »
Quand votre plainte sera-t-elle réglée?
Les cibles suivantes du processus de règlement des plaintes ont été établies :
Réalisation attendue |
Cibles du processus
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|---|---|
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Assignation initiale de la plainte |
5 jours ouvrables |
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Examen préliminaire de la plainte |
30 jours ouvrables |
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Plainte simple |
60 jours ouvrables |
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Plainte substantielle |
90 jours ouvrables |
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Plainte complexe |
120 jours ouvrables |
Si votre plainte n’est pas réglée dans les délais ci-dessus, vous devriez communiquer avec le Bureau du vérificateur général pour obtenir une explication. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez transmettre votre motif de préoccupation au président du Comité de vérification.
Comment suit-on l’évolution des enquêtes et en rend-on compte au Conseil?
Le Bureau du vérificateur général encadre la Ligne directe – actes répréhensibles. Son personnel assigne les plaintes pour enquête, en fait le suivi, passe en revue les conclusions des enquêtes et fait rapport deux fois par année au Conseil municipal.