Pratiques exemplaires d'une fête d'illumination d'un arbre des Fêtes
Une fête d’illumination d’un arbre des Fêtes est une occasion festive qui rassemble la communauté en vue de célébrer la période des Fêtes. Une telle fête comporte divers aspects logistiques et de nombreuses considérations pour garantir qu’elle se déroule en toute sécurité et qu’elle est agréable et inoubliable pour tous les participants. Les lignes directrices suivantes offrent aux organisateurs des pratiques exemplaires pour les aider à planifier et à tenir une fête d’illumination d’un arbre des Fêtes réussie.
Planification et préparation
- Établir les buts et les objectifs de la fête (par exemple, encourager l’esprit communautaire, promouvoir des entreprises locales ou amasser des fonds pour une cause).
- Mettre sur pied un comité de bénévoles pour aider à planifier et à tenir la fête.
- Établir un calendrier qui comprend les étapes clés, depuis la planification initiale jusqu’aux activités à tenir après la fête. Soumettre une demande d’activité spéciale au moins 60 jours avant la date de la fête. Cela devrait vous donner suffisamment de temps pour demander et obtenir tous les permis nécessaires et de mettre au point les détails de la fête avec le personnel municipal. Avant de soumettre une demande, envoyer un courriel à events@greatersudbury.ca en vue d’être mis en contact avec un agent de liaison qui pourra aider à cerner les préoccupations initiales et offrir des conseils.
- Élaborer un budget couvrant les dépenses pour les décorations, la location d’une installation, les assurances, l’éclairage, les divertissements, les rafraîchissements et la sécurité, ainsi que toute autre dépense nécessaire.
- Collaborer avec un agent de liaison de la Ville du Grand Sudbury en vue d’obtenir les permis nécessaires (notamment pour utiliser un espace public, fermer une route si nécessaire et servir de la nourriture au public) et de garantir la conformité aux règlements de sécurité-incendie et de sécurité électrique. Votre agent de liaison municipal vous aidera à identifier les permis nécessaires et à les obtenir.
Détails logistiques de la fête
- Collaborer avec le personnel municipal en vue de choisir un endroit approprié pour l’arbre, tenant compte de l’accessibilité, de la visibilité et de l’espace requis pour les participants.
- Il est recommandé d’utiliser un arbre naturel en raison des avantages qu’il présente pour la durabilité et l’environnement. Il est fortement suggéré d’utiliser un arbre naturel poussant déjà sur les lieux, si possible. Toutefois, il faudra tenir compte de sa proximité à une source d’électricité.
- Il est acceptable d’utiliser un arbre artificiel de jusqu’à 14 pieds de hauteur, pourvu qu’il est conçu spécialement en vue d’être utilisé à l’extérieur et qu’il est résistant au feu. L’arbre devrait être facile à décorer, sans recours à un dispositif de levage mécanique ou à une échelle. Le pied doit être robuste et assez lourd pour bien ancrer l’arbre au sol. Sinon, il faudra attacher l’arbre à une structure fixe.
- Si vous êtes à la recherche d’une solution à long terme, la meilleure solution serait de planter un arbre. Avant de planter un arbre en vue de son utilisation future, il faut consulter le personnel municipal pour choisir l’endroit idéal et vérifier sa proximité à une source d’électricité. Envoyer un message à mycommunity@greatersudbury.ca en vue de discuter du projet d’arbre. Veuillez noter que des frais pourraient s’appliquer pour la plantation d’un arbre et que la période de l’année doit aussi être prise en compte. Le personnel municipal se réserve le droit de refuser une demande de planter un arbre.
- Si vous planifiez d’utiliser un dispositif de levage mécanique pour décorer un arbre naturel, veuillez communiquer à l’avance avec le personnel municipal en vue de discuter de la logistique et des exigences d’utiliser ce type de dispositif sur une propriété municipale. Il convient aussi de noter qu’il est interdit aux bénévoles d’utiliser une échelle sur une propriété municipale.
- S’assurer que les décorations sont festives et sécuritaires. Éviter tout matériel qui pourrait poser un risque d’incendie.
- Utiliser des lumières à diodes électroluminescentes (DEL) pour économiser de l’énergie et assurer la sécurité. S’assurer que tous les raccordements électriques sont bien en place et que toutes les fonctionnalités électriques sont approuvées pour un usage à l’extérieur.
- Vérifier qu’une prise électrique se trouve à proximité de l’endroit où l’arbre des Fêtes sera placé. Éviter de faire passer les cordons électriques sous des fenêtres ou des portes ou à travers une voie de circulation. Tous les cordons électriques doivent être en bon état et convenir à un usage extérieur. Ils doivent être fixés au sol avec du ruban adhésif ou placés sous des tapis pour éviter tout risque de s’y accrocher les pieds.
- Le recours à une génératrice peut être autorisé à court terme. Veuillez consulter le personnel municipal pour vous renseigner sur les exigences et les lignes directrices à ce sujet. Il est préférable d’utiliser une petite génératrice à faible bruit afin de minimiser les perturbations pour les visiteurs. Il est interdit de laisser les génératrices sans surveillance à l’extérieur. Il faut les vérifier régulièrement pour en assurer le bon fonctionnement. Il ne faut pas les placer près d’une entrée ou d’une prise d’air afin d’empêcher les fumées d’entrer dans un immeuble.
Sécurité
- Planifier des mesures de contrôle de la foule afin d’assurer la sécurité des participants. Utiliser des barrières en vue de maintenir une distance sécuritaire entre le public et l’arbre.
- Élaborer et communiquer un plan d’urgence, lequel doit comprendre une procédure d’évacuation et les coordonnées des services d’urgence.
- Embaucher des agents de sécurité selon les besoins pour surveiller les lieux et gérer tout problème potentiel.
- Mettre en place un poste de premiers soins, avec un personnel qualifié et les fournitures nécessaires.
Promotion et communication
- Une fois que la fête est approuvée, promouvoir la fête par divers moyens (p. ex., médias sociaux, journaux locaux, affiches, bulletins d’information communautaires, partenariats avec des entreprises locales).
- Établir un horaire détaillé des activités, y incluant la cérémonie d’illumination de l’arbre, les divertissements et toute autre activité prévue.
- Utiliser une signalisation claire pour guider les participants vers les aires de stationnement, les toilettes et les espaces désignés de la fête.
Durabilité
- Minimiser l’impact sur l’environnement en utilisant des décorations écologiques et en faisant la promotion du recyclage durant et après la fête. Demander des bacs de compostage et de recyclage par l’entremise du site Web de la Ville du Grand Sudbury.
Après la fête
- Procéder à un nettoyage complet des lieux de la fête dès son achèvement. Éliminer adéquatement les déchets et les articles recyclables. Si de l’équipement de la Ville est utilisé, désassembler l’équipement et le retourner à l’aire de rangement.
- Recueillir la rétroaction des participants, des bénévoles et des intervenants afin d’évaluer le succès de la fête et de cerner des domaines d’amélioration.
- Communiquer avec l’agent de liaison municipal pour se renseigner sur la date à laquelle l’arbre artificiel doit être retiré des lieux ou les décorations doivent être enlevées de l’arbre naturel.
- Remercier les commanditaires, les bénévoles et les participants en reconnaissant leurs contributions en personne et dans les médias sociaux.
- Vérifier régulièrement la stabilité de l’arbre et le fixer à nouveau en place s’il y a lieu, particulièrement après de graves intempéries. S’assurer que les cordes ou les câbles servant à l’ancrer au sol sont encore bien en place et en bon état. C’est au groupe bénévole que revient la responsabilité d’entretenir l’arbre après son érection et de s’assurer d’y apporter toute réparation ou tout redressement. La Ville du Grand Sudbury n'assume aucune responsabilité pour les biens perdus, endommagés ou volés.
En adoptant ces pratiques exemplaires, les organisateurs peuvent planifier et tenir une fête d’illumination d’un arbre des Fêtes sécuritaire, agréable et inoubliable qui renforcera l’esprit communautaire et propagera la joie des Fêtes. Ces lignes directrices peuvent être adaptées pour tenir compte des besoins uniques et des circonstances particulières de votre communauté et de votre fête.